Produtividade: aprenda a priorizar tarefas com a Matriz de Eisenhower

Seja no trabalho, nos estudos ou nas rotinas de casa, é comum termos que gerenciar mais de um projeto ou diversas tarefas ao mesmo tempo.

Entre chamados de colegas e até pedidos de ajuda, muitas vezes, perdemos a clareza sobre o que realmente deve ser priorizado. O resultado: não sabemos nem por onde começar.

Situações como essa podem resultar em um aumento dos níveis de ansiedade e na perda de produtividade. Se identificou? Está na hora de conhecer a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta que vai ajudar você na priorização de tarefas e na tomada de decisões.

O segredo da produtividade

Produtividade não se trata do quanto você produz, mas da qualidade do que se faz. Isso significa ter que dizer não para determinadas demandas, para focar no que realmente importa.

Ou seja, priorizar tarefas é o primeiro passo para alcançar uma rotina mais produtiva e a Matriz de Eisenhower é uma das ferramentas mais práticas para isso.

O método leva esse nome pois foi criado por Dwight Eisenhower, 34º presidente norte-americano e reconhecido por sua alta produtividade. A matriz é uma ferramenta visual, que se baseia em organizar tarefas a partir de dois princípios: importância e urgência.

Seguindo essa lógica, você deve concentrar seus esforços primeiramente nas atividades que sejam mais relevantes para o alcance de suas metas. Isso evita que tarefas importantes e urgentes se percam ou recebam menos atenção do que outras.

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Como funciona a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é formada por um plano cartesiano, no qual o eixo vertical representa a importância e o horizontal, a urgência. Esse plano é dividido em 4 quadrantes, ordenados por prioridade.

O primeiro é reservado às tarefas que são, ao mesmo tempo, importantes e urgentes. O segundo agrupa as demandas importantes, mas não urgentes. O terceiro, não importantes, mas urgentes e o quarto, não importantes e não urgentes.

Para montar a matriz, você pode utilizar desde uma folha de papel até aplicativos voltados ao gerenciamento de tarefas e projetos. Por conta disso, aplicar o método é bastante simples. Acompanhe a seguir.

7 passos para aplicar a Matriz de Eisenhower

1. 1. Liste suas tarefas;

1. 2. Fique atento àquelas que impactam nos seus objetivos, metas e trabalho;
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   3. Distribua as tarefas pelos quadrantes conforme a importância e urgência;
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4. 4. Importantes e urgentes são aquelas que não podem ser postergadas e refletem nas suas metas. Portanto, faça o quanto antes;
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6. 5. Importantes e não urgentes impactam nos seus objetivos, mas podem ser feitas em outro momento. Então, agende;
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8. 6. Urgentes e não importantes são tarefas que estão com prazo acabando. Algumas vezes, podem até ser feitas por pessoa. Por isso, delegue;
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10. 7. Para as tarefas não urgentes e sem importância, a Matriz de Eisenhower sugere descartá-las da sua lista de prioridades. No entanto, isso nem sempre significa que elas nunca serão realizadas, mas sim que estarão em último plano.
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12. Desenvolva as habilidades que o mercado procura

Priorizar tarefas de forma eficiente e administrar o seu próprio tempo são habilidades essenciais para a liderança do futuro. Continue aprendendo, se desenvolvendo como profissional e criando oportunidades de carreira.

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